Une facture refusée a atteint votre client ; une facture rejetée a été bloquée avant qu'il la voie. Avant tout avoir, lisez le motif : un rejet se corrige puis se renvoie ; un refus s'accepte ou se conteste, et un refus contesté ne doit pas déclencher d'avoir automatique.
- Une facture refusée vient du client ; une facture rejetée a été bloquée par un contrôle automatique avant qu'il la traite.
- Rejet : corriger puis renvoyer. Refus accepté : neutraliser selon le cas. Refus contesté : ne créer ni facture ni avoir automatiquement.
- Une nouvelle facture après refus prend un nouveau numéro. Seule l'erreur de routage permet une retransmission à l'identique.
- Approuvée partiellement, En litige et Suspendue ne sont pas des refus : la facture reste en cours de traitement.
Refusée et rejetée ne racontent pas la même panne. La première vient du client, la seconde d'un contrôle automatique. Une mauvaise lecture peut vous faire créer un avoir pour rien.
Deux mots, deux causes
Le cycle de vie d'une facture est une suite de statuts posés par les plateformes et par votre client. Deux d'entre eux bloquent la facture, pour des raisons opposées.
| Statut | Comment le lire |
|---|---|
| Refusée Votre client | Il a lu la facture et refuse de la traiter. Réflexe : lire son motif et échanger avec lui. |
| Rejetée Un contrôle automatique | Une anomalie a bloqué la facture avant traitement. Réflexe : lire le message et corriger ce qu'il désigne. |
Confondre les deux envoie au mauvais endroit : appeler le client pour un problème de format, ou refaire un fichier alors qu'il faut traiter son motif.
Refusée : votre client a dit non
La définition officielle tient en une ligne : « le destinataire refuse la facture dans son intégralité ». Le mot qui compte est intégralité. Un refus n'est pas une négociation sur une ligne, c'est un rejet du document entier.
Ce statut est obligatoirement transmis et toujours motivé. Mais la norme l'interdit pour un simple désaccord sur le contenu : un montant ou une prestation contestés relèvent d'un litige. Le refus vise ce qui empêche de traiter la facture, pas ce sur quoi les parties négocient.
Rejetée : un contrôle a bloqué
Une facture rejetée n'est pas arrivée entre les mains du client. Un contrôle automatique a trouvé une information absente, incohérente ou impossible à traiter.
| Message reçu | Ce que vous faites |
|---|---|
| Information manquante ou incohérente | Corrigez la facture, puis renvoyez-la. |
| Destinataire introuvable | Vérifiez les informations de l'entreprise facturée. |
| Motif incompréhensible | Contactez l'assistance avec la référence de la facture, sans multiplier les envois. |
Le message doit vous mener à une action simple. S'il ne le fait pas, demandez une explication à votre outil avant de modifier la facture.
Ce que vous devez faire
Il existe trois conduites, selon le statut et votre position.
| Situation | Conduite |
|---|---|
| Facture rejetée | À faire : corriger si l'erreur vous incombe, puis retransmettre. Sinon, contacter la plateforme ou le client. À éviter : créer un avoir ou annuler par réflexe. |
| Refus accepté | À faire : neutraliser les effets en interne par un avoir, un remboursement ou une régularisation ultérieure selon le cas. À éviter : considérer l'avoir comme l'unique solution. |
| Refus contesté | À faire : échanger avec l'acheteur et conserver les éléments qui justifient votre position. À éviter : créer automatiquement une facture ou un avoir. |
Un refus ne tranche pas le différend entre les parties. Créer un avoir par automatisme peut donc annuler une créance que vous entendiez défendre.
Un rejet est un incident à corriger. Un refus ne remplace ni la contestation, ni la médiation, ni le recours au juge.
Lisez d'abord le motif. La bonne action dépend moins du mot affiché que de la cause et de votre accord avec le client.
Rejet : corriger et renvoyer. Refus accepté : neutraliser. Refus contesté : aucun avoir automatique.
Le détail qui fait rejeter la nouvelle facture
Quand vous émettez une nouvelle facture après un refus, changez le numéro. Reprendre l'ancien fabrique un doublon : l'unicité repose sur l'année d'émission, le SIREN du vendeur et le numéro.
Il existe une exception, et une seule. Quand le refus porte le motif « erreur de routage », c'est-à-dire quand l'annuaire était simplement en retard, la facture « peut être transmise à nouveau, sans aucun changement sur les données de la facture ». Rien à corriger, rien à renuméroter : on réémet à l'identique une fois l'annuaire à jour.
Si vous passez par une facture rectificative, la facture initiale doit être clairement indiquée comme annulée et remplacée.
Et du côté de la TVA
Une idée fausse à écarter : votre avoir interne « ne doit pas générer de flux de données réglementaires » vers l'administration. Vous n'avez rien de plus à lui transmettre.
Les données de la facture refusée sont toutefois déjà parties et peuvent alimenter le pré-remplissage de TVA. Si les parties maintiennent la facture, elles doivent pouvoir justifier l'écart entre le cycle de vie, le pré-remplissage et la déclaration déposée. Rien de plus à transmettre, donc, mais une trace à conserver.
Si votre client est bloqué en attendant
Quand le rejet empêche vraiment le destinataire d'avoir sa facture, et que cela bloque un paiement ou une trésorerie, le guide ouvre une soupape : l'entreprise « peut transmettre un double de la facture par un canal alternatif ». Un e-mail, donc. Avec une condition : « cette transmission doit être clairement rattachée à la facture concernée », pour qu'on ne la prenne pas pour une seconde facture.
Trois situations à ne pas confondre avec un refus
Ces trois messages appellent une réponse, mais la facture reste en cours de traitement.
| Statut | Ce qu'il demande |
|---|---|
| Approuvée partiellement | Le client n'accepte qu'une partie. Échangez sur le solde ; un avoir peut suivre. |
| En litige | Il conteste tout ou partie du contenu. Traitez le désaccord avec lui. |
| Suspendue | Il attend des justificatifs. Fournissez les pièces demandées. |
Dans les trois cas, la facture reste vivante. La suspension est la plus simple : elle attend seulement les pièces demandées.
Les motifs, et pourquoi ils varient
Un refus arrive avec un motif et un commentaire libre. Entre entreprises, la liste est fermée à treize motifs, regroupés ici pour être lisibles.
| Famille | Motifs |
|---|---|
| Montants | Taux de TVA erroné, total erroné, erreur de calcul |
| Forme | Mention légale manquante, facture en doublon |
| Parties | Destinataire erroné, émetteur inconnu, transaction inconnue |
| Routage | Adresse de facturation électronique erronée |
| Contrat | Commande incorrecte, référence manquante, contrat terminé, prestation déjà facturée |
Ce qui n'y figure pas est tout aussi important : livraison incomplète, qualité contestée ou prix unitaire discuté relèvent d'un litige ou d'une approbation partielle, pas d'un refus.
Le libellé peut varier d'un outil à l'autre. S'il paraît vague, demandez le motif précis au client.
Ce que votre outil doit vous signaler
Un refus du client et un rejet automatique doivent toujours vous être signalés. Les étapes intermédiaires peuvent, elles, rester silencieuses sans que la facture soit perdue. Le parcours complet est expliqué dans où en est ma facture.
Aucun délai contraignant n'est imposé au client pour refuser, mais la norme recommande de le faire dans les jours suivant la réception, puis de passer au litige si le désaccord se prolonge.
Cette page est rédigée à titre d'information générale et ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Elle décrit le droit en vigueur à la date de mise à jour indiquée. Pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre service des impôts des entreprises.