Le cycle de vie d'une facture électronique compte quatorze statuts, mais quatre seulement sont obligatoires : Déposée, Refusée, Encaissée et Rejetée. Tout le reste est facultatif, et le silence est donc presque toujours normal. Les mauvaises nouvelles, elles, arrivent toujours. Trois situations demandent d'agir : une facture suspendue attend vos pièces, un litige attend un échange avec votre client, et l'encaissement est une déclaration que vous posez vous-même quand la TVA suit vos encaissements.
- Quatorze statuts, numérotés de 200 à 213, jalonnent le cycle de vie. Quatre seulement sont obligatoires : 200 Déposée, 210 Refusée, 212 Encaissée et 213 Rejetée. Tous les autres sont facultatifs.
- Les statuts facultatifs « ne doivent pas être transmis à l'administration fiscale » : ils circulent entre plateformes, quand elles veulent bien les poser. Une facture peut passer de « remise » à « payée » sans aucune étape visible entre les deux.
- La règle de lecture : l'absence de nouvelles n'est pas une information, les mauvaises nouvelles en sont toujours une. Refus et rejet sont obligatoires : s'ils se produisent, ils arrivent.
- Trois statuts font agir : Suspendue attend vos pièces justificatives (réponse : le statut Complétée), En litige et Approuvée partiellement attendent un échange avec votre client, Refusée a son article dédié.
- Encaissée est à part : c'est une déclaration fiscale, posée par vous, qui porte le numéro de la facture, la date et le montant encaissé par taux de TVA. Elle n'est due que quand la TVA est exigible à l'encaissement, le cas ordinaire des prestations de services, hors option pour la TVA d'après les débits.
Que veut dire chaque statut ?
Le référentiel officiel en définit quatorze, numérotés de 200 à 213. Quatre seulement sont obligatoires : le dépôt, le refus, l'encaissement et le rejet. Tous les autres sont facultatifs, et cette distinction est la clé de lecture de tout ce qui suit.
| Code | Libellé | Qui le pose | Ce que ça dit |
|---|---|---|---|
| 200 | Déposée | Votre plateforme | Elle atteste que la facture est contrôlée et conforme |
| 201 | Émise par la plateforme | Votre plateforme | Elle l'a transmise à la plateforme du destinataire |
| 202 | Reçue par la plateforme | La plateforme d'en face | Elle l'a reçue |
| 203 | Mise à disposition | La plateforme d'en face | Votre client peut la consulter |
| 204 | Prise en charge | Votre client | Il accuse réception |
| 205 | Approuvée | Votre client | Il accepte la facture dans son intégralité |
| 206 | Approuvée partiellement | Votre client | Il n'en accepte qu'une partie |
| 207 | En litige | Votre client | Il est en désaccord avec tout ou partie de la facture |
| 208 | Suspendue | Votre client | Il attend des pièces justificatives et suspend le traitement |
| 209 | Complétée | Vous | Vous fournissez les pièces attendues |
| 210 | Refusée | Votre client | Il refuse la facture dans son intégralité |
| 211 | Paiement transmis | Votre client, ou vous | Il déclare avoir payé ; ou vous, avoir remboursé |
| 212 | Encaissée | Vous | Vous déclarez avoir été payé |
| 213 | Rejetée | Une plateforme | Un contrôle automatique a détecté une anomalie |
Cette liste n'est pas fermée : le dossier général la donne pour « non exhaustive », et d'autres codes circulent dans les documents officiels, comme le 214 Visée, le 220 Annulée ou le 225 Affacturée. Un code qui ne figure pas dans les quatorze n'est pas une erreur de votre outil. Beaucoup viennent du circuit du secteur public, qui a ses règles propres.
Et si le statut que vous lisez est Refusée ou Rejetée, ce n'est plus une question de suivi : la différence entre les deux et la conduite à tenir sont l'objet d'un article entier. Cette page-ci s'occupe de tout le reste du cycle.
À quoi ressemble un parcours normal ?
Dans l'ordre nominal, une facture traverse quatre mains. Votre plateforme la contrôle et la déclare déposée, puis la transmet. La plateforme de votre client la reçoit et la met à sa disposition. Votre client la prend en charge, l'approuve, puis paie. Vous encaissez. Quatorze statuts possibles, mais une vie ordinaire en traverse cinq ou six.
Votre logiciel vous les traduit, et c'est son travail. Dans Faxio, la même histoire se lit en français sur la fiche de la facture : « Facture envoyée », puis « Facture remise à votre client », puis « Votre client a bien reçu la facture », « Votre client a approuvé la facture », et « Paiement encaissé » pour finir. Chaque ligne est datée. Vous n'avez pas à connaître les codes pour suivre votre facture ; ils sont là quand vous en avez besoin, parce que c'est le langage commun de toutes les plateformes.
Le cycle de vie permet « de suivre l'avancement du traitement des factures dans le circuit de facturation, du dépôt de la facture jusqu'à son encaissement ». Les statuts obligatoires sont transmis à l'administration fiscale ; les facultatifs ne doivent pas l'être.
Le premier statut d'un parcours normal est « Déposée » : votre plateforme atteste que la facture est contrôlée et conforme, avant de la transmettre. Le dernier, si tout va bien, est l'encaissement.
Entre les deux, presque tout est facultatif. Un trou dans le suivi n'est pas un incident.
Ma facture ne bouge plus : dois-je m'inquiéter ?
Probablement pas, et voici pourquoi. Les statuts intermédiaires, la réception par la plateforme d'en face, la mise à disposition, la prise en charge, l'approbation, sont tous facultatifs. La norme les recommande « pour assurer le bon déroulé des échanges », mais personne n'est tenu de les poser, ni votre client, ni sa plateforme. Une facture peut donc rester affichée « envoyée » ou « remise » pendant des semaines, être payée normalement, et n'avoir jamais rien signalé entre les deux.
La règle de lecture tient en une phrase : l'absence de nouvelles n'est pas une information, les mauvaises nouvelles en sont toujours une. Un refus et un rejet sont des statuts obligatoires : s'ils se produisent, ils vous parviennent. Une facture qui n'a pas pu être acheminée à son destinataire a elle aussi sa signalisation, décrite dans l'article sur le routage et ses pannes. Si rien de tout cela n'apparaît, votre facture suit son cours.
Un repère de délai tout de même : une plateforme dispose de 24 heures pour transmettre un statut obligatoire à l'administration, à compter de son horodatage. Les statuts que vous attendez, eux, n'ont pas de calendrier : votre client approuve quand il approuve, et rien ne l'oblige à le dire.
Le vrai signal d'alerte n'est donc pas dans le suivi, il est dans votre trésorerie : une facture « remise » et non payée à l'échéance se relance comme avant la réforme. Le cycle de vie ne remplace pas la relance, il vous dit seulement à qui parler : tant que la facture n'est pas remise, à votre plateforme ; dès qu'elle l'est, à votre client.
Quels statuts me demandent d'agir ?
Trois, et un seul est pressant.
Suspendue est le seul statut qui vous attend explicitement : votre client « souhaite obtenir des pièces justificatives complémentaires et suspend le traitement de la facture jusqu'à leur réception ». Comme un refus, une suspension arrive motivée : un commentaire doit dire ce qui manque. La réponse est prévue par la norme : vous fournissez les pièces, ce que traduit le statut Complétée. La facture reste vivante, rien n'est à réémettre. Dans Faxio, la ligne de suivi vous le dit sans détour : « Il attend une pièce ou une information de votre part. »
En litige et Approuvée partiellement ne sont pas des refus : la facture n'est pas renvoyée, votre client conteste tout ou partie de son contenu et attend un échange. Le canal est le téléphone ou le courriel, pas la plateforme : prenez contact avec lui, et selon l'issue, la facture reprend son cours ou se corrige par un avoir.
Refusée, enfin, est le cas le plus lourd, et le plus piégeux : selon que vous acceptez le refus ou que vous le contestez, la doctrine vous demande deux choses opposées. L'article dédié détaille les trois conduites.
Et sur les factures que je reçois ?
Le miroir exact : sur vos achats, c'est vous qui posez les statuts, et votre fournisseur les lit chez lui. Prendre en charge, approuver, refuser : ces trois gestes du destinataire sont les statuts 204, 205 et 210 vus de l'autre côté.
Concrètement, dans l'écran des factures reçues de Faxio, ouvrir une facture vaut prise en charge : le statut part tout seul, votre fournisseur sait que sa facture est arrivée entre vos mains. Un bouton approuve, un bouton refuse, et le refus exige un motif, choisi parmi sept motifs de la liste normalisée. Vous n'avez rien d'autre à faire : chaque geste envoie le bon code à la plateforme.
Aucun de ces gestes n'est une obligation légale : l'approbation est facultative comme le reste. Mais les poser aide tout le monde, à commencer par vous : un fournisseur qui voit « approuvée » ne vous relance pas.
Faxio traduit chaque statut en français daté sur la fiche de la facture, et pose pour vous les statuts de vos achats. superPDP, plateforme agréée immatriculée par la DGFiP, transporte le tout.
Pourquoi « encaissée » n'est pas un statut comme les autres ?
Parce que c'est le seul qui transporte des données déclaratives, et qu'il vient de vous. Les treize autres racontent la vie de la facture ; celui-là transporte vos données de paiement : le numéro de la facture, la date d'encaissement et le montant encaissé, par taux de TVA. Elles partent ensuite vers l'administration selon un calendrier qui dépend de votre régime d'imposition : mensuel au réel normal, tous les deux mois en franchise en base. C'est le canal de l'e-reporting des paiements pour les factures qui passent par le circuit.
Il n'est obligatoire que « selon les conditions définies par l'article 290 A du CGI », c'est-à-dire quand la TVA est exigible à l'encaissement : le cas ordinaire des prestations de services. Un vendeur de biens sans acompte ne le posera jamais. Un prestataire de services, lui, doit le poser à chaque paiement reçu, y compris partiel, sauf s'il a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits ; ses opérations autoliquidées y échappent aussi.
Ne le confondez pas avec Paiement transmis, son voisin de tableau : celui-là est posé par votre client pour dire qu'il a payé, ou par vous pour signaler un remboursement, et il est facultatif. L'un informe, l'autre déclare. Un remboursement que vous versez se déclare d'ailleurs aussi par Encaissée, en montant négatif, motif à l'appui.
Dans Faxio, le geste part de votre gestion courante : le bouton « Marquer payée » que vous utilisez déjà pour votre suivi pose le statut d'encaissement sur la plateforme quand la facture est passée par le circuit.
Cette page est rédigée à titre d'information générale et ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Elle décrit le droit en vigueur à la date de mise à jour indiquée. Pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre service des impôts des entreprises.