Votre expert-comptable peut vous conseiller et prendre en charge certaines tâches, parfois sous mandat. Votre entreprise doit néanmoins choisir son organisation, fournir les bonnes informations et vérifier que ses factures restent accessibles et suivies.
- Votre expert-comptable peut vous accompagner et prendre en charge certaines tâches. L'étendue de son rôle dépend de sa mission, de ses outils et des accès convenus.
- L'émission pour votre compte suppose un mandat de facturation. Vous devez continuer à fournir les informations exactes sur vos ventes et vos encaissements.
- Vous devez pouvoir accéder à vos factures fournisseurs. Même si un prestataire les reçoit pour vous, l'entreprise ne doit pas perdre la visibilité sur ses achats.
- Fixez le traitement des exceptions. Activation, validation, refus, anomalies et départ du cabinet doivent avoir un responsable identifié.
- Avec la formule Multi-entreprises, vous pouvez inviter votre comptable. Choisissez un accès complet ou en lecture seule, sur les sociétés utiles à sa mission.
Votre expert-comptable peut-il vraiment tout gérer ?
Il peut gérer une partie importante du dispositif, mais pas effacer votre entreprise du processus. L'administration cite l'expert-comptable parmi les interlocuteurs capables de vous accompagner et parmi les intermédiaires par lesquels vous pouvez organiser votre réception. Elle prévoit aussi qu'un prestataire puisse émettre des factures pour le compte d'une entreprise sous mandat.
Ce rôle doit être défini. Votre expert-comptable peut vous conseiller sur le calendrier, vérifier vos besoins, récupérer des factures ou préparer leur traitement comptable. Il peut parfois intervenir dans l'émission. Cela dépend de sa mission, de ses outils et des accès que vous lui donnez.
En revanche, vous restez la personne qui connaît la réalité de la vente : le client, ce qui a été livré, le prix convenu, la date de l'opération et le paiement reçu. Si une donnée manque ou qu'un client refuse une facture, quelqu'un dans votre entreprise doit pouvoir répondre.
Que peut prendre en charge votre expert-comptable ?
Il n'existe pas une répartition unique. Un cabinet peut seulement récupérer les pièces pour tenir la comptabilité. Un autre peut proposer une mission plus large, avec préparation des factures, suivi des achats ou aide au choix de la solution.
| La tâche | Le partage à prévoir |
|---|---|
| Vous préparer à la réforme | L'expert-comptable peut expliquer vos échéances et repérer les flux concernés. Vous lui décrivez vos ventes, vos clients et vos encaissements réels. |
| Choisir et activer une solution | Il peut comparer les parcours et vous accompagner. Vous devez savoir quelle solution est retenue, ce qu'elle coûte et où vos factures seront accessibles. |
| Recevoir les factures fournisseurs | Un prestataire peut les recevoir pour votre compte. L'administration précise que vous pourrez aussi accéder aux factures et à leurs données. |
| Émettre vos factures | Il peut agir sous mandat de facturation si cette mission est prévue. Vous continuez à lui transmettre les informations exactes et à signaler les corrections. |
| Tenir la comptabilité | Il récupère les pièces et les données utiles selon l'organisation convenue. Vous gardez les justificatifs métier et répondez aux questions sur l'opération. |
Ne partez donc pas de la question « peut-il s'en occuper ? », trop générale. Demandez plutôt quelles tâches précises sont incluses dans sa mission, dans quel outil elles seront faites et qui traite les exceptions.
Une entreprise peut passer par son expert-comptable ou un autre prestataire pour organiser sa facturation électronique. L'émission pour son compte suppose un mandat de facturation.
Le cabinet peut vous accompagner ou exécuter certaines tâches. La mission, les accès et le circuit de validation doivent être décidés avec lui.
Déléguer une tâche ne permet pas de l'oublier. Vous devez toujours savoir où arrivent vos factures, qui les suit et comment signaler une erreur.
Votre expert-comptable peut-il choisir la solution pour vous ?
Il peut vous faire une recommandation et vous aider à engager la démarche. Mais une entreprise reste libre de choisir sa plateforme agréée et peut utiliser une solution compatible qui s'y connecte. Vous devez connaître le choix effectué en votre nom et pouvoir en mesurer les conséquences.
Avant d'accepter une proposition groupée du cabinet, vérifiez ce qui relève de sa mission comptable, du logiciel utilisé et de la plateforme qui assure les échanges réglementaires. Le même écran peut réunir plusieurs services, mais leurs rôles et leurs conditions de sortie ne sont pas forcément identiques.
- Demandez le nom de la solution que vous utiliserez. C'est l'endroit où vous consulterez ou préparerez vos factures au quotidien.
- Faites préciser comment elle est reliée au circuit réglementaire. Une simple fonction d'import ou un espace documentaire ne suffit pas à recevoir et transmettre les factures concernées.
- Lisez ce que vous acceptez. Identifiez la société concernée, le service activé, son prix, la durée de l'engagement et la procédure prévue si vous changez de cabinet.
Si votre réception est déjà activée sans que vous sachiez où, commencez par consulter l'annuaire de la facturation électronique, puis demandez au cabinet comment accéder à vos factures. N'ouvrez pas un second circuit par réflexe.
Où arrivent vos factures si le cabinet les reçoit ?
Une facture fournisseur peut être adressée à un prestataire qui la gère pour votre compte. Elle reste libellée au nom de votre entreprise. La FAQ de la DGFiP précise que vous pouvez accéder à la facture et aux données qui la constituent, au même titre que le prestataire.
Cette possibilité ne signifie pas que toutes les factures arriveront automatiquement dans le logiciel habituel du cabinet. Le parcours dépend du service retenu et de son paramétrage. Faites-vous montrer l'écran de réception, les notifications et la procédure pour récupérer une facture sans attendre la prochaine clôture comptable.
- Vérifiez votre propre accès. Vous devez pouvoir consulter une facture fournisseur, son montant et son statut sans demander qu'on vous l'envoie par mail.
- Désignez la personne qui décide. Le cabinet peut contrôler la pièce, mais votre entreprise doit pouvoir confirmer une livraison, contester un montant ou suspendre un paiement.
- Organisez les alertes. Précisez qui est prévenu à l'arrivée d'une facture et qui relance lorsque personne ne l'a traitée.
- Testez le départ du cabinet. Demandez comment vous récupérez les factures, les données et les accès si la mission s'arrête.
Ce test évite un malentendu courant : une pièce disponible pour la comptabilité n'est pas forcément visible par la personne qui doit valider l'achat. La bonne organisation sert les deux usages.
Quelles questions fixer avec votre expert-comptable ?
Un échange de trente minutes peut suffire si vous arrivez avec les bonnes questions. Notez les réponses et gardez l'accord ou le mandat lorsqu'il en faut un.
- Qui active la réception pour chaque entreprise ? Demandez la date prévue et la confirmation que vous pourrez consulter les factures.
- Qui crée et valide les factures clients ? Fixez le moment où vos informations métier deviennent une facture prête à partir.
- Qui traite un refus ou une anomalie ? Le cabinet peut voir un statut, mais il ne peut pas toujours décider si le client a raison.
- Qui transmet les données qui ne figurent pas encore dans l'outil ? Pensez aux ventes aux particuliers, aux opérations internationales et aux encaissements concernés.
- Comment les pièces arrivent-elles en comptabilité ? Demandez s'il s'agit d'un accès direct, d'un export ou d'un dépôt à effectuer de votre côté.
- Que se passe-t-il en cas de panne ou de changement ? Prévoyez les contacts, les preuves à conserver et la récupération de votre historique.
Si aucune solution n'est encore active alors que votre entreprise doit recevoir, ne laissez pas la discussion s'étirer. Notre guide pour rattraper un retard sur la réforme vous donne l'ordre des vérifications à faire.
Comment travailler avec votre comptable sans perdre la main ?
Le plus simple est que chacun voie les mêmes documents sans échanger des versions par mail. Dans Faxio, vous gardez vos factures clients et fournisseurs au même endroit. Avec la formule Multi-entreprises, vous pouvez aussi inviter une personne avec un accès complet ou en lecture seule, sur toutes vos sociétés ou seulement celles que vous choisissez.
Un accès complet permet de créer et envoyer des factures ainsi que de traiter celles qui sont reçues. La lecture seule permet de consulter et télécharger les documents sans les modifier. Choisissez le niveau selon la mission réelle du cabinet, puis retirez l'accès lorsqu'elle s'arrête.
Préparez, recevez et suivez vos factures dans le même outil. Vous décidez ensuite de l'accès utile à votre expert-comptable, sans déplacer vos échanges quotidiens hors de votre vue.
Votre expert-comptable peut donc vous faire gagner beaucoup de temps. La bonne délégation n'est pas celle où vous ne voyez plus rien. C'est celle où chacun connaît sa tâche, dispose du bon accès et sait qui agit lorsqu'une facture sort du parcours habituel.
Cette page est rédigée à titre d'information générale et ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Elle décrit le droit en vigueur à la date de mise à jour indiquée. Pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre service des impôts des entreprises.