La réforme n'impose pas de remplacer votre logiciel actuel, mais votre organisation doit permettre de recevoir et, à votre échéance, de transmettre les factures et données concernées par une plateforme agréée.
- Changer de logiciel n'est pas une obligation en soi. Vérifiez comment votre outil actuel couvre les échanges avec une plateforme agréée, dans l'offre que vous utilisez vraiment.
- Demandez des réponses concrètes. Plateforme partenaire, réception, envoi, opérations couvertes et coût total : une démonstration doit permettre de comprendre les tâches qui vous attendent.
- La réception ne peut pas attendre votre changement d'outil. Elle est obligatoire depuis septembre 2026 pour les entreprises assujetties établies en France, même si leur émission n'est due qu'en 2027.
- Sauvegardez l'historique avant de résilier. Contrôlez les exports, les dossiers en cours et la numérotation. Une migration n'est pas une nouvelle émission des anciennes factures.
Pouvez-vous garder votre logiciel de facturation actuel ?
Oui, s'il permet de couvrir vos obligations, directement ou avec une plateforme agréée. La réforme ne vous impose ni une marque ni un logiciel unique. Avant de résilier, demandez à votre éditeur ce qui est disponible pour votre entreprise, dans votre version et votre abonnement.
Une annonce « prêt pour la réforme » ne suffit pas à comprendre ce que vous devrez faire. Allez-vous continuer à créer vos factures au même endroit ? Faudra-t-il les déposer ailleurs ? Où arriverez-vous pour consulter une facture fournisseur ?
| Votre situation | Ce qu'il faut vérifier avant de décider |
|---|---|
| Votre logiciel est déjà raccordé à une plateforme agréée | Les services accessibles dans votre offre et leur activation pour votre entreprise. Le raccordement de l'éditeur ne signifie pas que votre compte est prêt. |
| Une mise à jour est annoncée | Sa date, son prix et son périmètre. Une fonction prévue pour l'émission en 2027 ne règle pas à elle seule votre réception de 2026. |
| Votre outil produit seulement des PDF | Le travail nécessaire pour passer par une plateforme : saisie, import ou conversion selon le service choisi. Comparez ce travail avec un outil raccordé. |
| Vous utilisez un logiciel métier | Les fonctions à préserver : planning, stocks, dossiers clients ou suivi de chantier. Remplacer tout le logiciel peut être disproportionné si seule la facturation doit évoluer. |
La bonne décision dépend aussi de votre volume. Ressaisir quelques informations peut rester supportable pour une activité occasionnelle. Sur des dizaines de factures, vérifiez le temps que cela prend et le risque d'erreur avant de retenir cette organisation.
Quelle différence entre votre logiciel et la plateforme agréée ?
Le logiciel est l'outil où vous travaillez. La plateforme agréée assure les échanges prévus par la réforme. Les deux peuvent être proposés par le même prestataire, mais ce n'est pas obligatoire.
- Votre logiciel peut servir à préparer vos devis, établir les factures et suivre les règlements. Ses fonctions exactes dépendent de l'offre.
- La plateforme agréée intervient pour acheminer les factures électroniques et transmettre les données attendues à l'administration.
- Un logiciel compatible raccordé à une plateforme peut vous permettre de garder une seule interface au quotidien. Faites-vous montrer le parcours réel, pas seulement le nom du partenaire.
Un logiciel n'a donc pas besoin d'être lui-même immatriculé comme plateforme pour être utilisable avec la réforme. En revanche, pour les échanges concernés, le passage par une plateforme agréée reste nécessaire. Notre article sur le rôle d'une plateforme agréée explique cette distinction.
Que demander à votre éditeur avant de changer ?
Envoyez-lui des questions auxquelles il peut répondre précisément. Demandez une confirmation écrite et, si possible, une démonstration dans la version que vous utilisez.
| La question à poser | La réponse utile pour vous |
|---|---|
| Avec quelle plateforme agréée travaillez-vous ? | Un nom vérifiable dans la liste de la DGFiP et les démarches nécessaires pour activer votre entreprise. |
| Où vais-je recevoir mes factures fournisseurs ? | L'écran de consultation, le moyen d'être informé et l'accès prévu pour votre comptable. |
| Que devrai-je faire pour envoyer une facture ? | Les manipulations attendues, le suivi de transmission et la manière de traiter un refus. Un bouton de téléchargement PDF ne répond pas à cette question. |
| Mes opérations sont-elles toutes couvertes ? | Une réponse adaptée à vos ventes, achats et encaissements, y compris l'e-reporting applicable. Signalez notamment vos clients particuliers et vos échanges avec l'étranger. |
| Qu'est-ce qui est compris dans mon abonnement ? | Le coût total : activation, réception, émission, limites de volume, conservation et récupération des données au départ. |
Un exemple concret vaut mieux qu'une liste de fonctions : faites présenter une facture correspondant à votre activité, puis son suivi et son export comptable. Utilisez une démonstration ou un environnement de test, sans émettre une fausse facture réelle.
Si vous travaillez avec un expert-comptable, associez-le à cette vérification. Demandez ce qu'il pourra récupérer et sous quelle forme. Un export disponible mais inutilisable par son outil vous laisserait avec une ressaisie à faire. Notre guide sur le rôle de l'expert-comptable dans la facturation électronique vous aide à fixer clairement ce qu'il prend en charge.
La réforme impose un circuit et des données, pas le remplacement systématique des logiciels déjà utilisés.
Votre éditeur doit pouvoir expliquer ce que vous gardez, ce qu'il faut activer et les tâches qui resteront à votre charge.
Ne résiliez pas sur la seule base d'une publicité. Comparez un fonctionnement démontré à votre besoin réel.
Pouvez-vous attendre la prochaine mise à jour ?
Pas si cela laisse votre réception inactive. Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Cela inclut les micro-entrepreneurs en franchise en base, même sans TVA facturée.
Pour les TPE, PME et micro-entreprises hors groupe TVA, l'échéance d'émission des factures concernées et d'e-reporting est le 1er septembre 2027. Pour les grandes entreprises, les ETI et les membres d'un groupe TVA, elle est déjà passée au 1er septembre 2026.
Vous pouvez donc avoir une réception opérationnelle aujourd'hui et préparer l'évolution de votre outil d'émission pour votre échéance. Notre plan pour préparer l'émission électronique de septembre 2027 vous donne les étapes dans l'ordre. Si rien n'est encore en place, suivez d'abord les vérifications de notre article en retard sur la réforme : que faire ?
Avant d'ouvrir un service de réception supplémentaire, cherchez aussi ce qui a déjà été activé avec votre banque, votre comptable ou votre logiciel. Il faut savoir où vos factures arrivent et comment les consulter.
Dans quels cas changer de logiciel devient-il utile ?
Un changement mérite d'être préparé si votre prestataire ne donne pas de calendrier crédible, ne couvre pas vos opérations ou vous laisse avec trop de manipulations. Ce n'est pas une raison pour choisir le premier outil qui affiche le mot « conforme ».
- Gardez l'existant si le parcours fonctionne, couvre votre activité et reste simple pour vous comme pour votre comptable.
- Complétez-le si vous avez besoin d'un service précis et que les échanges entre outils sont clairement organisés. Vérifiez qui fait quoi pour éviter les doubles saisies.
- Préparez un remplacement si les limites de votre outil vous obligent à reprendre chaque facture ou si les réponses restent trop floues pour respecter votre échéance.
Comparez le coût sur votre propre usage : abonnement, éventuels frais supplémentaires et temps de traitement. Une offre moins chère sur le papier peut demander davantage de travail. À l'inverse, payer plus n'est pas justifié si vous n'utilisez pas les fonctions supplémentaires.
Après activation, recevez vos factures fournisseurs sur Faxio. Vous pouvez commencer par la formule Réception sans déplacer immédiatement votre émission ni recréer vos anciennes factures.
Comment changer sans perdre ses anciennes factures ?
Préparez la sortie avant de fermer l'ancien compte. Le transfert de vos clients et produits ne suffit pas : vous devez pouvoir retrouver les documents déjà émis, les factures fournisseurs et les dossiers encore en cours.
- Récupérez vos documents et leurs données. Conservez les fichiers d'origine disponibles, les versions lisibles, les avoirs et les justificatifs associés. Ouvrez quelques exports pour contrôler leur contenu : une capture d'écran de la liste ne remplace pas les factures.
- Distinguez les archives du travail à reprendre. Repérez les factures impayées, les devis acceptés et les acomptes déjà facturés. Décidez où chaque dossier continuera d'être suivi, sans réémettre une facture simplement pour la voir dans le nouvel outil.
- Préparez votre numérotation. Relevez la dernière facture émise et vérifiez le réglage du prochain numéro avec votre comptable. Le changement de logiciel ne justifie pas de réutiliser un numéro existant.
- Fixez une date de bascule. Précisez dans quel outil seront créées les nouvelles factures à partir de cette date. Si la plateforme de réception change aussi, faites confirmer le transfert et l'accès aux documents en cours avant de couper l'ancien service.
- Contrôlez les premières opérations. Vérifiez les informations d'une facture réelle, sa transmission, puis sa récupération comptable. Attendez d'avoir validé l'organisation et sauvegardé l'historique avant de résilier.
La conservation ne s'arrête pas quand l'abonnement s'arrête. Les factures, comme pièces justificatives comptables, se conservent dix ans à partir de la clôture de l'exercice dans le cadre des obligations comptables commerciales. Vérifiez les exigences applicables à votre activité et les conditions d'accès après résiliation : ne supposez pas que l'ancien éditeur gardera tout à votre disposition.
Pour la suite des numéros, notre article sur la numérotation des factures précise les règles. Et si vos questions portent plutôt sur les fichiers encore envoyés par mail, consultez ce qui reste possible avec une facture PDF.
Commencez donc par obtenir les réponses de votre éditeur. Si elles sont satisfaisantes, garder votre outil peut être le bon choix. Sinon, vous aurez les éléments pour préparer un changement, sans confondre urgence de réception et déménagement de tout votre historique.
Cette page est rédigée à titre d'information générale et ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Elle décrit le droit en vigueur à la date de mise à jour indiquée. Pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre service des impôts des entreprises.