Relancer une facture impayée, en trois rappels.

Quand faut-il commencer à relancer ?

Dès que l'échéance est passée, mais pas le jour même. Entre professionnels, la date de règlement est celle qui figure sur votre facture, et à défaut la loi la fixe à 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Le lendemain de cette date, votre client est en retard. C'est un fait, pas un reproche : un virement oublié, une facture perdue dans une boîte partagée, un comptable en vacances. Le premier rappel part de cette idée, et c'est ce qui le rend efficace.

Le bon rythme, celui qu'on conseille et qu'on pratique : un premier message une semaine après l'échéance, un deuxième deux semaines plus tard, et la mise en demeure encore deux semaines après. Cinq semaines en tout, trois messages, chacun un cran plus ferme que le précédent. Vous pouvez serrer ce calendrier pour un petit client dont vous connaissez les habitudes, ou l'étirer pour un grand compte dont le circuit de validation est long. Ce qui ne change pas, c'est l'ordre.

Une chose à savoir avant d'écrire : vous n'avez pas besoin de relancer pour que la loi joue. Entre professionnels, les pénalités de retard sont « exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire ». Les rappels servent à être payé ; vos droits, eux, sont déjà ouverts.

Dans Faxio, l'échéance se calcule à partir du délai que vous avez réglé, 30 jours par défaut, et vous pouvez la changer sur la facture elle-même. La liste des factures vous montre celles qui sont passées, avec la mention « en retard de 12 j ». Une facture approuvée par votre client peut y figurer : l'approbation dit qu'il est d'accord, pas qu'il a payé. Le tableau de bord totalise ce qui vous est dû en retard. Vous savez donc qui relancer sans rien pointer.

Le premier rappel : cordial, sans reproche

Son seul but est de remettre la facture sous les yeux de la bonne personne. Il part du principe que c'est un oubli, il donne tout ce qu'il faut pour payer en une minute, et il ne parle ni de pénalités ni de suite. Joignez la facture en PDF, même si elle a déjà été envoyée : vous économisez une recherche à votre client.

Deux détails qui comptent. « Sauf erreur de ma part » laisse une porte de sortie : si le virement est en route, personne n'est vexé. Et le numéro de facture dans l'objet, c'est ce que le comptable cherchera dans sa boîte.

Le deuxième rappel : ferme, avec les chiffres

Deux semaines ont passé sans réponse. Le ton change : vous ne supposez plus un oubli, vous demandez une date. Et vous annoncez, sans menace, ce que la loi prévoit. C'est le moment de mentionner les pénalités et l'indemnité de 40 €, parce qu'elles sont déjà dues et que votre client le sait peut-être moins bien que vous.

« Je ne les ai pas ajoutées à ce stade » est la phrase utile : elle dit que vous connaissez vos droits et que vous choisissez, pour l'instant, de ne pas les exercer. C'est plus fort qu'une menace, et ça laisse la relation intacte si le paiement arrive dans la semaine.

Si vous n'avez pas eu de réponse à ce stade, un appel téléphonique vaut souvent mieux qu'un troisième courriel. Beaucoup de retards se règlent en trois minutes de conversation avec la bonne personne. Notez la date de l'appel et ce qui a été dit : ça servira si la suite doit s'écrire.

Le troisième : la mise en demeure

C'est un courrier, pas un courriel, et il part en recommandé avec accusé de réception. Ce n'est pas la loi qui l'exige : le code civil admet qu'un débiteur soit mis en demeure « par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante ». Mais le recommandé prouve la date et la réception, et c'est la pièce qu'on vous demandera si l'affaire va plus loin. Le ton est neutre et précis : les faits, les montants, une date. Un courriel qui somme clairement de payer peut d'ailleurs déjà valoir mise en demeure ; le recommandé, lui, apporte la preuve.

Huit jours est un délai d'usage, pas une règle. Il est court à dessein : à ce stade, votre client a déjà eu cinq semaines. Gardez une copie de la lettre et l'accusé de réception ensemble, avec les deux courriels précédents. Ce dossier de quatre pièces est tout ce dont vous aurez besoin ensuite.

Les pénalités et les 40 € : dois-je vraiment les facturer ?

Vous en avez le droit, et vous n'êtes pas obligé. Voici ce que la loi met de votre côté entre professionnels, sans que vous ayez rien à demander.

Les pénalités de retard courent « le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ». Leur taux est celui de vos conditions de règlement, et il ne peut pas descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal. Pour le second semestre 2026, ce plancher fait 8,25 % par an. Si vos conditions ne disent rien, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s'applique, 12,40 % ce semestre. Sur notre facture de 1 240 € en retard de 21 jours, au taux plancher, cela représente moins de six euros. L'enjeu n'est pas là.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, elle, est de 40 € par facture impayée, due « de plein droit » dès le premier jour de retard, sans qu'il soit besoin de prouver le moindre frais. Si vos frais réels dépassent ce montant, une lettre recommandée par exemple, vous pouvez en demander le remboursement sur justificatif. Cela vaut entre professionnels : face à un particulier, les frais d'une relance amiable restent à votre charge.

Une exception, et elle compte : si votre client est en sauvegarde, en redressement ou en liquidation judiciaire, ni les pénalités ni les 40 € ne peuvent lui être réclamés, et l'injonction de payer est fermée. La seule voie est de déclarer votre créance au mandataire, dans les deux mois qui suivent la publication du jugement.

La loi vous oblige à imprimer sur chaque facture le taux des pénalités, le montant de l'indemnité et vos conditions d'escompte, sous peine d'amende administrative. Mais si la mention manque, les sommes restent dues : c'est alors le taux BCE majoré de 10 points qui s'applique, plus élevé que le plancher.

Dans Faxio, la mention est imprimée en bas de chaque facture adressée à un professionnel, avec par défaut le taux plancher et les 40 € : « En cas de retard de paiement, application d'une pénalité de 3 fois le taux d'intérêt légal et d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. » Une ligne d'escompte l'accompagne, « Pas d'escompte pour paiement anticipé » par défaut. Les deux se modifient dans les réglages, pour toutes vos factures, et voyagent aussi dans la facture électronique, dans les notes du fichier que lit la plateforme de votre client. La mention de pénalités ne s'imprime pas sur les factures aux particuliers, parce qu'elle n'y aurait aucun effet.

Avec un particulier, justement, la mécanique est différente : pas de pénalités automatiques ni d'indemnité de 40 €. Les intérêts de retard ne courent qu'à partir d'une mise en demeure, au taux légal des créanciers professionnels, 2,75 % ce semestre : c'est votre qualité qui compte, pas la sienne. Les deux premiers rappels restent les mêmes, sans le paragraphe sur les pénalités.

Et si rien ne bouge ?

La mise en demeure est restée sans effet et le délai est passé. N'envoyez pas un quatrième message identique : vérifiez vos preuves, la situation de votre client et choisissez une voie adaptée. Un échéancier écrit peut suffire si la dette est reconnue. Une médiation peut préserver une relation commerciale. Si la somme n'est pas sérieusement contestée, l'injonction de payer permet de demander un titre au juge.

Le guide que faire après des relances impayées compare ces solutions, détaille le dossier à constituer et explique le cas particulier d'un client en sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire.