La facture d'acompte, puis celle du solde.

Faut-il vraiment faire une facture pour un acompte ?

Cela dépend de qui vous encaissez, et la réponse n'est pas la même des deux côtés. Quand l'acompte vient d'un client professionnel, la réponse est oui, sans discussion : le code général des impôts oblige tout assujetti à s'assurer qu'une facture est émise « pour les acomptes qui lui sont versés » avant que la livraison ou la prestation soit faite. Même règle pour une personne morale non assujettie, une association ou une collectivité par exemple.

Quand l'acompte vient d'un particulier, l'obligation fiscale de facturation ne s'applique pas. C'est écrit dans la doctrine : elle « ne concerne pas les assujettis qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers ». L'amende du défaut de facture ne vise pas ces opérations non plus. Cela ne veut pas dire qu'il ne vous est rien demandé. Pour un service rendu à un particulier, une note lui est due dès 25 € TTC, après la prestation et avant le paiement ; sur des travaux immobiliers, elle peut n'être remise qu'au paiement du solde. Et en pratique, une facture d'acompte reste le meilleur moyen de justifier ce que vous avez encaissé, le jour où le client conteste.

Si vous êtes en franchise en base, rien ne vous dispense de facturer : la franchise vous évite de collecter la TVA, elle ne vous retire pas la qualité d'assujetti. Votre facture d'acompte porte donc la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI », et surtout, elle ne doit faire apparaître aucune TVA. Une TVA écrite par erreur devient due du seul fait qu'elle est écrite, ce qui est la façon la plus coûteuse de se tromper. Le détail des cas est dans l'article sur les factures sans TVA.

Son montant, en revanche, ne relève d'aucune règle. Le « 30 % à la commande » qu'on voit partout est un usage, pas un texte : vous fixez ce que vous voulez, et le client l'accepte ou non. Quelques situations font exception. Un contrat signé hors de vos locaux, chez le client par exemple, interdit d'encaisser quoi que ce soit pendant les sept jours qui suivent, sauf pour des travaux d'entretien ou de réparation urgents qu'il vous a expressément demandés. Un stand de foire ou de salon, lui, n'est pas « hors établissement ». Un achat financé par un crédit affecté interdit tout acompte tant que le client n'a pas accepté son crédit. Et une vente en l'état futur d'achèvement suit un échelonnement chiffré par la loi.

La TVA de l'acompte, et ce qui a changé en 2023

La règle dépend de ce que vous vendez, et elle a bougé récemment.

Pour une prestation de services, rien n'a changé : la TVA est exigible « lors de l'encaissement des acomptes », depuis toujours. Vous encaissez, vous déclarez.

Pour une livraison de biens, la TVA n'était autrefois due qu'à la livraison, et un acompte n'y changeait rien. Ce n'est plus vrai. Depuis le 1^er janvier 2023, un acompte encaissé sur une vente de biens rend la TVA exigible immédiatement, à hauteur de ce qui est encaissé. Le changement vient de la loi de finances pour 2022 et il s'applique aux acomptes encaissés à partir de cette date, y compris sur des contrats déjà en cours.

Trois précisions qui évitent des ennuis. Ce qui déclenche la TVA, c'est l'encaissement, pas l'émission de la facture. Mais l'inverse est vrai aussi, et il est impitoyable : dès qu'une TVA est écrite sur une facture, elle est due parce qu'elle y est écrite. Enfin, si vous avez opté pour le paiement de la TVA d'après les débits, l'option ne repousse rien : elle ne peut pas retarder l'exigibilité.

Quand la commande porte plusieurs taux, aucun texte ne dit comment ventiler un acompte unique. Ce qui est exigé, en revanche, c'est que la facture fasse apparaître le total hors taxes et la taxe correspondante pour chaque taux. La façon prudente d'y arriver est donc de répartir l'acompte entre les taux, au prorata des bases de la commande, plutôt que de le poser en bloc sur un seul.

Ce que la facture d'acompte porte, et ce qu'elle peut omettre

C'est une facture, avec les mêmes mentions obligatoires que les autres : votre identité, celle du client, la date, un numéro, la nature de l'opération, les montants par taux de TVA. Le socle est le même, et il ne se négocie pas.

Une souplesse existe, et elle est logique. Au moment de l'acompte, la quantité exacte ou le prix définitif ne sont pas toujours connus : la doctrine admet qu'une facture d'acompte ne porte pas l'ensemble des mentions quand l'information n'existe pas encore. C'est la facture de solde qui portera les données définitives.

Le numéro, lui, ne se négocie pas non plus. Une facture d'acompte prend son numéro dans la même séquence continue que vos autres factures. Une série à part n'est pas interdite pour autant : l'administration en admet plusieurs, chacune avec son préfixe, quand les conditions d'exercice de votre activité le justifient. Encore faut-il une vraie raison, et le confort de classement n'en est pas une. Ce qui n'est jamais permis, c'est le trou : un numéro émis puis retiré. Pensez aussi à indiquer la date du versement de l'acompte dès qu'elle diffère de la date d'émission de la facture ; c'est une mention à part entière.

En revanche, rien ne vous oblige à rappeler la référence du devis sur la facture d'acompte. C'est une bonne pratique commerciale, ce n'est pas une obligation.

Facturer le solde sans compter la TVA deux fois

C'est l'erreur qui coûte le plus cher, et elle est presque invisible sur le document. Une fois le chantier fini, le réflexe est de refaire la facture complète du montant total, avec sa TVA. On écrit ensuite tout en bas « acompte déjà réglé, moins 1 200 € », et on arrive au net à payer. C'est faux.

Regardez ce qui se passe. La TVA de l'acompte a déjà été collectée et déclarée. Si la facture de solde recalcule la TVA sur le total de l'affaire, elle la collecte une deuxième fois sur la part déjà facturée. Déduire l'acompte tout en bas, en TTC, ne corrige rien : la TVA de trop est écrite sur la facture, donc elle est due. Et votre client, lui, ne peut pas déduire cette TVA facturée à tort.

La présentation juste tient en une phrase : l'acompte se déduit dans la base hors taxes, pas du montant à payer. La facture de solde reprend l'affaire, retranche ce qui a déjà été facturé avant de calculer la TVA, et ne collecte donc la taxe que sur ce qui reste. Elle doit aussi faire référence aux factures d'acompte, ce que la doctrine exige en toutes lettres : « la facture définitive doit faire référence aux différentes factures d'acomptes ».

Si l'erreur est déjà partie chez le client, elle ne se répare pas par une écriture comptable. Il faut lui envoyer une facture rectificative, ou un avoir, et c'est cette rectification qui conditionne la récupération de la taxe. Une note d'avoir n'est d'ailleurs pas un courrier commercial : dès qu'un document modifie une facture et y renvoie sans équivoque, c'est une facture à part entière.

Si l'affaire ne se fait pas

Le client se désiste après avoir versé son acompte. Vous avez déclaré la TVA. Que devient-elle ?

Elle se récupère, mais pas automatiquement. Le texte prévoit que la taxe collectée est imputée ou remboursée quand la vente ou le service est résilié ou annulé, à une condition ferme : que vous ayez rectifié la facture au préalable. Sans rectification envoyée au client, pas de récupération.

Reste à savoir quand l'affaire est réputée annulée. Ce n'est pas le jour où le client vous annonce qu'il renonce, c'est le jour où il se fait rembourser ses versements. Tant que vous gardez l'argent, l'annulation n'est pas datée.

Et si vous ne remboursez pas ? Alors il n'y a pas forcément de TVA à récupérer. Une somme conservée parce que le client s'est dédit n'est pas toujours le prix d'une opération : des arrhes gardées à ce titre sortent de la base d'imposition, mais un acompte conservé sur un contrat ferme n'a pas le même régime. La différence entre les deux se joue au moment du devis, et elle est traitée dans l'article sur le devis accepté.